DSGVO

Informationen über die Verarbeitung und den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Programms:

INTERREG V A Großregion

  1. Kontext

Der Zweck dieses Informationsschreibens besteht darin, Ihnen die Gründe und die Art und Weise der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Programms INTERREG V A Großregion zu erläutern, damit Sie bei Bedarf davon Kenntnis nehmen können und von Ihren Rechten in diesem Zusammenhang Gebrauch machen können.

Im Rahmen seiner Tätigkeit ist das Programm INTERREG V A Großregion unter anderem für die Erhebung, Speicherung und Verarbeitung (im Folgenden „Verarbeitung“) personenbezogener Daten natürlicher Personen zuständig. Die Verarbeitung dieser Daten fällt in den Anwendungsbereich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die seit dem 25. Mai 2018 gilt.

*(Verordnung (EU) Nr. 2016/679 vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG)

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist in erster Linie der Europäische Verbund für territoriale Zusammenarbeit (EVTZ) „Verwaltungsbehörde INTERREG V A Großregion“. Andere verantwortliche Stellen können insbesondere Unterauftragnehmer des EVTZ sein, beispielsweise Provider von Verwaltungssystemen (z. B. das elektronische Verwaltungssystem Synergie-CTE).

  1. Welche personenbezogenen Informationen sammeln wir zu welchem Zweck, auf welcher Rechtsgrundlage und mit welchen technischen Mitteln?
    • Arten personenbezogener Daten
  • Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Projektaufrufen und der Prüfung von Projekten:
    • Name/Vorname
    • Land des ständigen Wohnsitzes
    • Berufliche Kontaktinformationen :

(Funktion, E-Mail-Adresse, geschäftliche Telefonnummer, geschäftliche Handynummer, Faxnummer, Postadresse, Unternehmen und Abteilung, Webadresse)

  • Bankauskunft (Bank/Kreditinstitut, Kontonummer, IBAN- und BIC-CodeNummer), MwSt-Nummer
  • Ehrenwörtliche Erklärung, durch die die Partner / Antragsteller eines Projekts erklären, dass sie sich nicht in einem der Ausschlussfälle befinden, um für eine EFRE-Förderung in Frage zu kommen

 

 

  • Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu Kommunikations- und Bewertungszwecken:
    • Name/Vorname
    • Organisation
    • Funktion, Posten, Dienstgrad
    • Kontaktinformationen (E-Mail-Adresse, geschäftliche Telefonnummer, geschäftliche Handynummer)
  • Verarbeitung personenbezogener Daten zur Verwaltung und Durchführung des Programms und der Projekte:
    • Name/Vorname
    • Organisation
    • Funktion, Posten, Dienstgrad
    • Kontaktinformationen (Amt, E-Mail-Adresse, geschäftliche Telefonnummer, geschäftliche Handynummer, Faxnummer, Postadresse, Unternehmen und Abteilung, Land des ständigen Wohnsitzes, Webadresse)
    • Bankauskunft (Bank/Kreditinstitut, Kontonummer, IBAN- und BIC-Nummer), MwSt.-Nummer, Passnummer, Identifikationsnummer
    • Arbeitsbezogene Informationen (Gehaltsabrechnung, Sozialversicherungsbeiträge, Ferien, Krankenzeit, Arbeitsvertrag und gegebenenfalls Zusatzvereinbarungen)
    • Daten bezüglich der vom Programm INTERREG V A Großregion kofinanzierten Mission (Reisedaten, Flugtickets, Erstattung der Unterkunft und Reisekosten);
    • Bankkontonummer (IBAN- und BIC-Nummer), MwSt.-Nummer

Die oben genannten Listen sind nicht erschöpfende Auflistungen, sondern dienen als Beispiele zur Veranschaulichung.

  • Der Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten

Nach Erhalt der Kurzfassung eines Projekts wird eine bestimmte Anzahl personenbezogener Daten notwendigerweise gesammelt und verarbeitet, um die Verwaltung und die Durchführung des Programms INTERREG V A Großregion sicherzustellen. Insbesondere dienen sie der Durchführung von Tätigkeiten wie der Bearbeitung von Anträgen auf EFRE-Förderung, der Auswahl von Projekten, der Verwaltung von Mittelabrufen über das elektronische Verwaltungssystem Synergie-CTE, der Bescheinigung und dem Nachweis zu entrichtender EFRE-Finanzbeiträge, Aktivitäten zur Förderung und Kommunikation des Programms, Prüftätigkeiten oder der Bewertung der Ziele, die durch die Projekte oder das Programm in Bezug auf die Prioritätsachsen erreicht wurden.

In keinem Fall werden Ihre personenbezogenen Daten für Aktivitäten benutzt, die keine Verbindung zum Programm INTERREG V A Großregion haben.

  • Rechtliche und regulatorische Grundlagen, die die Verarbeitung personenbezogener Daten rechtfertigen
  • Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Oktober 2012 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union und zur Aufhebung der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates
  • Delegierte Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 der Kommission vom 29. Oktober 2012 über die Anwendungsbestimmungen der vorstehenden Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012
  • Die nationalen Bestimmungen zur öffentlichen Auftragsvergabe in Frankreich, Deutschland, Belgien, und Luxemburg
  • Verordnung (EU) Nr. 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung);
  • Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 17. Dezember 2013 und insbesondere ihr Artikel 125, Paragraph 2, Buchstaben d) und e);
  • Delegierte Verordnung (EU) Nr. 1042/2014 der Kommission vom 25. Juli 2014 zur Ergänzung der Verordnung (EU) Nr. 514/2014;
  • Verordnung (EU) Nr. 223/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 11. März 2014 und insbesondere ihr Artikel 32, Paragraph 32, Buchstabe d)
    • Technische Mittel, mit denen Daten gesammelt und verarbeitet werden
  • Die personenbezogenen Daten, die zum Zweck der Projektaufrufe [Prüfung der Kurzfassung (Phase 1) oder des Antrags auf EFRE-Förderung (Phase 2)], von Ihnen oder einem von Ihnen ordnungsgemäß bevollmächtigten Dritten (Mitarbeiter, Arbeitgeber, Vorgesetzter) vor Einreichung des Antrags verarbeitet werden.
  • Die personenbezogenen Daten, die zu Kommunikations- und Bewertungszwecken verarbeitet werden, werden von Ihnen über ein Registrierungsformular zur Verfügung gestellt, wenn Sie an Veranstaltungen teilnehmen, die vom Kooperationsprogramm INTERREG V A Großregion organisiert und / oder finanziert werden, oder wenn Sie sich dafür entscheiden, Updates zu den Aktivitäten des Programms zu erhalten.
  • Die personenbezogenen Daten, die bei der Einreichung von Mittelabrufen und Jahresberichten zur Programmverwaltung und -umsetzung verarbeitet werden.

Gemäß den Anforderungen des Prinzips der e-Cohesion hat das Programm ein elektronisches Datenaustauschsystem für die Verwaltung der Projekte eingerichtet. So werden all Ihre personenbezogenen Daten in einem gesicherten und isolierten informatischen System gesammelt und gespeichert. Zugriffs- und Verarbeitungsrechte zu diesen Daten werden sorgfältig verwaltet. Die originalen Papierversionen der Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten, werden im Hauptsitz des EVTZ Verwaltungsbehörde und Gemeinsames Sekretariat des Programms INTERREG V A Großregion aufbewahrt und verarbeitet. Originale oder Kopien dürfen nur zur Durchführung der Projektauswertung- und Prüfung und der Aufgaben im Zusammenhang mit der Programmverwaltung, oder wenn die Verantwortung der Verwaltungsbehörde INTERREG V A Großregion ordnungsgemäß eingesetzt ist.

  1. Wer hat Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten und an wen werden diese weitergegeben?

Der Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten wird folgenden Personen gewährt, unbeschadet einer möglichen Übermittlung an die Stellen, die gemäß dem Recht der Europäischen Union für Überwachungs- Prüf- oder Kontrollmissionen zuständig sind:

  • Das Personal des EVTZ Verwaltungsbehörde und des Gemeinsamen Sekretariats des Programms INTERREG V A Großregion
  • Das Personal der für die Überwachung, Prüfung oder Kontrolle im Einklang mit dem Recht der Europäischen Union zuständigen Stellen (z. B. interne Audits, zuständige Stellen in Bezug auf finanzielle Unregelmäßigkeiten, das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung - OLAF).
  • Die Bescheinigungsbehörde des Programms INTERREG V A Großregion zu Prüf- und Auditzwecken.
  • First-Level-Kontrolleure oder Prüfer, je nach Sachlage, die zu Prüfzwecken für die Verwaltungsbehörde INTERREG V A Großregion arbeiten.
  • Externe Sachverständige und Auftragnehmer, die sich im Auftrag des EVTZ mit der Bewertung des Programms befassen.
  1. Wie werden Ihre personenbezogenen Daten geschützt?

Ihre Daten werden physisch in den Räumlichkeiten des Sitzes des Gemeinsamen Sekretariats des Programms INTERREG V A Großregion und / oder auf den Computerservern der Verwaltungsbehörde, bzw. des Gemeinsamen Sekretariats des Programms INTERREG V A Großregion sowie auf dem Server der „Agence de Service et de Payement“ (ASP), die das gesicherte elektronische Verwaltungssystem Synergie-CTE betreibt und den Zugriff auf Daten verwaltet, aufbewahrt.

  1. Wie können Sie Ihre personenbezogenen Daten überprüfen, ändern oder löschen?

Wenn Sie überprüfen möchten, welche persönlichen Daten wir über Sie haben, und diese ändern, berichtigen oder löschen möchten, kontaktieren Sie bitte das Gemeinsame Sekretariat des Programms INTERREG V A Großregion per E-Mail unter rgpd@interreg-gr.lu. Bitte beschreiben Sie ausdrücklich Ihre Anfrage und weisen Sie sich mit einem Identitätsdokument aus (Kopie / Scan des gültigen Personalausweises oder Reisepasses). Sie erhalten dann eine begründete Antwort auf die Folgen Ihrer Anfrage.

Es sei darauf hingewiesen, dass die personenbezogenen Daten der Schlüsselpersonen der Partnerstrukturen und der Struktur des federführenden Begünstigten, der den Ansprechpartner für die Programmstrukturen, insbesondere die Verwaltungsbehörde, die Prüfbehörde, die Bescheinigungsbehörde und das Gemeinsame Sekretariat, darstellt, gelöscht werden können, sofern Daten einer anderen Person aus der betreffenden Struktur bereitgestellt werden, damit die Kommunikationswege zwischen den Projekten und den Strukturen des Programms aufrechterhalten werden können. Ohne diese Daten ist das elektronische Verwaltungssystem Synergie-CTE für die begünstigten Projektpartner nicht zugänglich und diese können nicht kontaktiert werden, wenn es Probleme mit den Zahlungsnachweisen gibt.

Im Falle eines Antrags auf Löschung dieser personenbezogenen Daten ist das Programm verpflichtet, die Zahlungen solange auszusetzen, bis eine Kontaktperson die Stelle der Person einnimmt, die die Löschung beantragt hat.

Hinsichtlich der Änderung und Löschung personenbezogener Daten, die zum Zweck der Programmverwaltung und -durchführung erhoben werden, wird ausdrücklich auf den nachfolgenden Abschnitt 6 und insbesondere auf die Verpflichtung der Verwaltungsbehörde INTERREG V A Großregion zur Aufbewahrung der personenbezogenen Daten gemäß Artikel 140-1 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 verwiesen.

In Bezug auf die zu Kommunikations- und Bewertungszwecken verarbeiteten personenbezogenen Daten können Sie uns jederzeit auffordern, Ihre Daten zu aktualisieren oder Sie aus unserer Kontaktliste zu entfernen, indem Sie eine entsprechende Anfrage an folgende Adresse senden: rgpd@interreg-gr.lu.

  1. Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?
  • Nach Artikel 140 Absätze 1 bis 3 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013, die unter obigem Punkt 2.3 zitiert wird, wird der EVTZ Verwaltungsbehörde INTERREG V A Großregion alle erhaltenen Belege der Begünstigten des Programms in Bezug auf die durch EFRE-Fördermittel förderfähigen Ausgaben, sowohl in originaler Papierform als auch digital für einen Zeitraum von zwei Jahren ab dem 31. Dezember nach der Vorlage der Konten, die die endgültigen Ausgaben des abgeschlossenen Vorhabens (Programm) beinhalten, aufbewahren.

Im Prinzip soll die Vorlage der Konten im Jahr 2025 erfolgen. Es kann jedoch vorkommen, dass ausnahmsweise und unter bestimmten Voraussetzungen die Vorlage der Konten auch nach dem Jahr 2025 vonstattengehen kann. In diesem Fall wird die Speicherung (personenbezogener) Daten auf der Grundlage des Datums der späteren tatsächlichen Konten verlängert.

Darüber hinaus kann die oben genannte Frist entweder im Streitfall oder im Falle eines begründeten Antrags der Kommission ausgesetzt werden.

  • Die personenbezogenen Daten in Verbindung mit den Kommunikations- und Bewertungstätigkeiten werden bis zum Abschluss des Programms INTERREG V A Großregion aufbewahrt.
  • Eine Ausnahme gilt für Dokumente zu staatlichen Beihilfen. Die zugehörigen Dokumente müssen nach Abschluss des Programms für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden.
  1. Kontakte für Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Sollten Sie weitere Fragen bezüglich der Erhebung, Speicherung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte per E-Mail unter rgpd@interreg-gr.lu an die Verwaltungsbehörde / das Gemeinsame Sekretariat des Programms INTERREG V A Großregion, indem Sie Ihre Anfrage explizit erläutern.